كيفية إدارة اجتماع سنقدمها لكم من خلال موقع مهماز، حيث أن إدارة الاجتماعات تكون عبارة عن عملية تحضير مسبق للمهام الخاصة بالاجتماع، وتدوين الملاحظات وتنسيق وقت الحضور بشكل يتناسب مع المهام المطلوبة.
كما يتم تحديد وقت بدء الاجتماع وانتهائه بدقة، وكذلك إدارة المناقشات التي تكون مرتبطة بتقدم الشركة وتطويرها، ومن الواجب على مدير الاجتماع أن يتعلم كيفية إدارة اجتماع ناجح بوقت محدد حفاظًا على وقت المشاركين.
فهرس المقال
كيفية إدارة اجتماع ناجح في الشركة
إدارة الاجتماع ليس مجرد جمع الأشخاص داخل حجرة وترك الأمور تجري بمفردها، لكن لا بد من تنظيم مسبق بشكل احترافي ويمكنك القيام بذلك عبر عمل الآتي:
1. ضع جدول عمل واضحاً للاجتماع
في حال كان لديك عدد كثير من المهام ولم تضع جدول محدد فإنك بذلك تضيع وقتك، لذلك يجب تنظيم الوقت ووضع خطط واضحة ومحددة للاجتماع، وتلك واحدة من أهم الأعمال الإدارية الخاصة بالاجتماعات.
كما ينبغي إرسال جدول الاجتماع للمساهمين قبل انعقاده لإعطائهم فرصة لتجهيز وتحضير أي معلومات قد يتم طلبها منهم خلال الاجتماع.
2. حدد النتائج المرجوة من الاجتماع
يستلزم تحديد الهدف من الاجتماع وما ترغب في تحقيقه منه وكذلك تعلم كيفية إدارة الاجتماع للحصول على نتائج مرضية، كما يجب أن تضع خطة عمل دقيقة وواضحة تعرضها على كافة المساهمين في الاجتماع.
3. حدد النقاط الرئيسية للاجتماع
في حال كنت تدير اجتماع يحتاج إلى عصفاً ذهنياً فينبغي أن تقوم بطرح النقاط الأساسية داخل الاجتماع، وذلك سوف يفيدك في توجيه وكيفية إدارة الاجتماع عندما يخرج عن مساره.
كما تستطيع أن تضع الأسئلة على الشاشة وتسأل المساهمين عن آرائهم، على سبيل المثال، في حال كان الاجتماع لمناقشة التدريس للطلاب، فينبغي طرح أسئلة عن كيفية التدريس للطلاب بطريقة ناجحة وما الذي نستطيع القيام به للوصول بهم إلى أعلى الدرجات.
4. منح الجميع فرصة للتحدث
لكل فرد في الشركة مسمى وظيفي، ودور ووظيفة محددة في المؤسسة، لذلك ينبغي إعطاء الجميع فرصة للتحدث، لأن وجود العديد من التخصصات يزيد من القدرة على الابتكار وخلق الأفكار الإبداعية.
على سبيل المثال، في حال لم يسمح لمدير التسويق بالتكلم عن أي مواضيع أخرى سوى التسويق، فسوف تضيع عليكم أفكار مفيدة وابتكارية.
5. شجع الأفكار والحلول
في حال كان الاجتماع يدور حول إيجاد حل للمشكلات أو إبداع أفكار، فينبغي أن تطلب من المساهمين تدوين فكرتين أو ثلاث أفكار قبل بدء الاجتماع.
ثم دور حول طاولة المساهمين وتطلب منهم المشاركة بأفكارهم، وبعد الانتهاء من طرح الأفكار اطلب آراء وملاحظات الآخرين ومن ثم قم بتسجيلها مع ضرورة التركيز على الفكرة نفسها وليس من طرحها.
كما أنك في حال طلبت من الأخرين تدوين ملاحظاتهم مقدماً قد تكون منحتهم وقتاً لكي يستعدوا نفسياً وفكرياً وخاصة هؤلاء الذين لا يميلون للمشاركة.
6. انتبه للوقت
من اليسير للغاية أن يتجاوز الاجتماع الوقت المخصص له، لكن ينبغي عليك الالتزام بالوقت المحدد لأن المساهمين مرتبطين بمواعيد أخرى.
أهم خطوات كيفية إدارة اجتماع هي أن تعرف كيف تبدأ الاجتماع ومتى تنهيه في الوقت المحدد مع تحقيق أهداف الاجتماع، لذلك ننصحك بأن تكون دقيق للغاية في إدارة اجتماعك حتى يتعلم الآخرين كيفية احترام الوقت.
في حال أن الاجتماع يتطلب وقتاً طويلاً فينبغي إتاحة فاصل قصير للراحة، وذلك لشحن طاقة المشاركين وإعطائهم فرصة للتحاور.
7. حدد الخطوات والإجراءات التالية
يستلزم أن تضع خطط وإجراءات واضحة في نهاية الاجتماع واستغل الدقائق الأخيرة في طرح ملاحظة إيجابية ليغادر المشاركين بهمة عالية ونشاط.
8. اطلب تعليقات وآراء وتقييمات
ربما تفكر أن اجتماعك يسير بطريقة جيدة ومفيدة للغاية، لكن قد لا يشاركك البعض ذلك الاعتقاد.
لذلك ينبغي أن تطلب من فريق العمل لديك أن يقوم بتدوين ملاحظات حول الاجتماع بعد مرور مدة معينة لقياسه من كافة النواحي، مثل أسبوعين أو شهر.
علامات تدل على أنك تدير اجتماعاتك بشكل غير فعال
هناك بعض الدلالات التي توضح لك أن اجتماعاتك التي تقوم بإدارتها ليست بكفاءة عالية، وهي كالتالي:
- كثرة الاجتماعات بشكل أسبوعي وقلة الوصول للأهداف التي تريدها، فذلك دليل على قلة الخبرة في التحضير.
- فقدان تركيز المساهمين في الاجتماع، على سبيل المثال أن ينظرون إلى الهواتف الخاصة بهم و لم يقوموا بتدوين ملاحظاتهم، فذلك يدل أن الأمور لا تسير بشكل صحيح.
- في حال كان المشاركين يقضون معظم الوقت في النظر إلى بعضهم أو لأسفل أو للخارج، فقد يكون الاجتماع لا يسير بشكل جيد.
- ظهور علامات الملل على المشاركين مثل النظر للساعة باستمرار أو التثاؤب.
- عدم وجود أي أسئلة أو اعتراضات في نهاية الاجتماع، قد يكون هذا دليل على أن المساهمين لم يستمتعوا بالاجتماع أو لم يعطوا انتباهاً لما قلته.
عيوب ريادة الأعمال
هناك عدة عيوب خاصة بريادة الأعمال ينبغي معرفتها لكيفية إدارة اجتماع وهي كالتالي:
- المسؤولية بشكل مستمر.
- التوتر والإجهاد.
- صعوبة الموازنة بين العمل والحياة.
- المخاطر المادية.
- نجاح العمل يكون غير مؤكد.
مميزات ريادة الأعمال
توجد العديد من المميزات التي تكون خاصة بمجال ريادة الأعمال والتي تمنحك عدة فوائد وإيجابيات لكيفية إدارة اجتماع بشكل فعال، وتلك المميزات يمكنك معرفتها من خلال ما يلي:
- جدول زمني مرن.
- التعلم بشكل مستمر.
- الإبداع والابتكار.
- الأرباح الكثيرة.
- الإشباع الذاتي والإثارة.
- العصف الذهني.
- إيجاد حلول.
- التعاون والتحاور.
عناصر الاجتماع والنقاط الرئيسية
توجد عدة عناصر ضرورية ينبغي على محضر الاجتماع تحديدها وتوضيحها بشكل دقيق لكافة المساهمين في الاجتماع لكيفية إدارة الاجتماعات بشكل بسيط ودون إضاعة وقت المشاركين والتي تكون كالتالي:
1. المقدمة
يقوم فيها محضر الاجتماع بتوضيح الموضوع والزمان وعدد المشاركين.
2. العرض
يتضمن عرض أبرز النقاط والأفكار التي تمت مناقشتها داخل الاجتماع.
3. الخاتمة
تشمل أبرز التوصيات والقرارات والأهداف التي تم تحديدها في نهاية الاجتماع، وتحديد وقت نهايته وتوقيع الحضور.
ما هي أسس إدارة الاجتماعات
توجد عدة أسس ينبغي على المدير امتلاكها لكيفية إدارة اجتماع بشكل صحيح وهي كالتالي:
- امتلاك المهارات الإدارية والقدرة على التواصل والحوار يساعد في كيفية إدارة اجتماع بشكل منظم.
- احترام وقت المشاركين ومعرفة أنهم مرتبطين بمواعيد أخرى.
- ينبغي أن يكون شخص منظم في إدارة الوقت وإدارة الأعمال.
- يستلزم على المدير أن يقوم بتشجيع كافة المساهمين للتعبير عن آرائهم دون ارتباك أو خوف.
- الحفاظ على الاحترام والتعاون بين المساهمين.
- طرح الأسئلة والأفكار بشكل جذاب والتحاور مع المشاركين بطريقة لا تجعلهم يشعرون بالضجر.
الخلاصة
وبهذا نكون قد انتهينا من عرض مقالنا عن كيفية إدارة اجتماع، والتي تعد من الأمور الضرورية للغاية، واللازمة للمديرين، حيث من خلالها يتم تنظيم الوقت وتدوين الملاحظات، والحفاظ على وقت المشاركين، واحترام جدول مواعيدهم وغير ذلك.
كما تحدثنا عن إدارة الاجتماعات وكذلك إيجابيات وعيوب مجال ريادة الأعمال، وعرضنا أهم الدلائل والعلامات التي توضح إذا ما كان الاجتماع يسير بشكل صحيح أم لا، نرجو أن نكون قد وفقنا في شرح وعرض تفاصيل المقال بشكل دقيق وواضح للقراء.
لا تعليق