لا غنى عن طرق إدارة المشتريات بأي مؤسسة ناجحة لضمان نجاحها القائم على خطوات مدروسة وليس مجرد حظ قد يصيب أو يخطئ.
يقصد بإدارة المشتريات إدارة اقتناء كافة الخدمات والسلع التي تحتاج إليها الشركة من مورديها، والتي تعد مكون أساسي من مكونات أي شركة ناجحة.
يساعد الالتزام بنمط ثابت لمشتريات الشركة على زيادة الأرباح ورفع الكفاءة، إلى جانب ضمان اقتناء كافة مستلزمات الشركة قطع غيار ومواد خام بأفضل توقيت وسعر.
لمزيد من التفاصيل عن طرق إدارة المشتريات، كيفية تطوير هذه الطرق، وأهميتها لأي مؤسسة أو شركة تابعوا قراءة موضوعنا اليوم.
فهرس المقال
معنى إدارة المشتريات
يهدف اتباع خطة ثابتة لإدارة المشتريات إلى اقتناء أفضل المنتجات بأقل الأسعار لزيادة نسبة الأرباح التي تحققها الشركة أو المؤسسة.
ينبغي على كل شركة الاهتمام بطرق إدارة المشتريات التي تقوم باتباعها لزيادة قدرة الشركة على الإنتاج وتحقيق الأرباح.
تتطلب الإدارة رصد كافة المنتجات التي يتم شراؤها لضمان عدم الإخلال بمعايير الجودة لكل منتج، مع ضرورة وضع جدول زمني لكل منتج في الاعتبار لضمان توفر كافة مدخلات التصنيع بشكل دائم وتحت أي ظرف.
عند الالتزام بخطة إدارة جيدة للمشتريات تزداد قدرة الشركة على المنافسة بين الشركات الأخرى في المجال ذاته.
تشمل إدارة المشتريات حسن اختيار مسؤولي المبيعات، تكوين علاقات حسنة تعتمد على تبادل المنفعة فيما بينهم وبين الشركة، مع ضرورة توفر عدد كافي من هؤلاء المسؤولين.
ما هي طرق إدارة المشتريات؟
تتعدد طرق إدارة مشتريات أي مصنع/ شركة/ مؤسسة، ومن هذه الطرق ما يلي:
1. الشراء وفقًا للمتطلبات
أولى طرق إدارة المشتريات هي الشراء وفق المتطلبات وتعتمد هذه الطريقة على اقتناء كميات محددة من العناصر المطلوبة بأوقات معينة كالطوارئ على سبيل المثال، دون تخزين هذه العناصر بالمتجر ولو لفترات قصيرة.
تتطلب هذه الطريقة الإلمام بأفضل موردي هذه العناصر بشكل دائم لضمان القدرة على توفيرها عند الحاجة إليها. يمكنكم التعرف كذلك على طرق إدارة المخزون.
2. الشراء وفقًا لحالة الأسواق
تتم عمليات الشراء هنا بهدف الاستفادة من أسعار السلع أو المنتجات بالأسواق دون الحاجة لهذه السلعة بشكل فوري وإنما للاستفادة منها بالمستقبل.
تزداد فائدة هذه الطريقة عند اقتناء احتياجات المستقبل بكميات أكثر دقة مع متابعة حالة السوق بشكل مستمر لتحديد أفضل وقت لاقتناء هذه الاحتياجات.
3. الشراء الربحي
يعتمد هذا النوع من الشراء على اقتناء السلع مقابل أسعار مخفضة؛ ليتم بيعها بعد فترة بأسعار أعلى.
لا يتم هذا الشراء بهدف تغطية احتياجات المؤسسة؛ بل بهدف تحقيق الأرباح.
لا يتشابه الشراء وفقًا لحالة السوق مع الشراء الربحي؛ فالأول يهدف لتغطية احتياجات المؤسسة، أما الثاني فَيهدف إلى تحقيق الربح.
4. الشراء المحدد بوقت
تعتمد هذه الطريقة على اقتناء احتياجات المؤسسة بشكل منتظم، عادةً ما يتم تطبيقها على الاحتياجات البسيطة أو التي لا تُطلب بكميات كبيرة.
عادةً ما يعتمد تقييم هذه الاحتياجات بالاعتماد على عنصر الخبرة، المدة التي يفترض توفير الإمداد بها، وتكلفة المخزون دفتريًا.
5. الشراء بعقد
من طرق الشراء الرسمية التي ينبغي الالتزام بموعد تسليمها وفقًا لعَقد الشراء، مع مراعاة إتمام عملية الشراء بسعر السلع أثناء توقيع العقد وليس أثناء توقيت الاستلام.
تلائم هذه الطريقة كافة السلع والمنتجات التي يتوقع زيادة سعرها بالمستقبل؛ مما يقلل من فرص الخسائر، ويزيد من الأرباح.
6. الشراء القائم على التعاون
تطبق هذه الطريقة بين مقرات التصنيع الصغيرة وبعضها البعض؛ لتجميع أكبر قدر من طلبات المواد الخام لأخذها بسعر الجملة من التجار؛ مما يقلل من تكلفة متطلبات التصنيع.
7. الشراء وفقًا لجدول
يتم توريد المواد الخام في هذه الطريقة وفقًا لجدول مسبق يتم تحديده من قبل أصحاب المصانع أو المؤسسات، إلا أن هذا الجدول لا يصنف كعقد شراء، وإنما مجرد اتفاقية شراء محكمة ببعض الأحكام والشروط.
8. الشراء الجماعي للسلع الصغيرة
قد يتسبب صغر حجم هذه السلع في زيادة التكاليف لدرجة تفوقها على السعر الأساسي الذي توزع به للمستهلكين، مما يجعل هذه الطريقة هي الأمثل للشراء.
يعتمد تحديد السعر في هذه الحالة على إضافة نسبة مئوية كهامش ربح للمشتري ضمن التكلفة التي يقوم التاجر بتحديدها.
والآن بعد أن انتهينا من سرد طرق إدارة المشتريات المختلفة، دعونا نوضح لكم كيفية تطوير هذه الطرق في سبيل خدمة الإدارة.
كيفية تطوير إدارة المشتريات
تتعدد الطرق التي يمكن من خلالها تطوير طرق إدارة المشتريات ومن هذه الطرق ما يلي:
1. تحديد كيفية وموقع الاتفاق
ابحث عن أكثر من بائع لإتمام أفضل صفقة بأفضل مكان؛ مما يسمح بالتخلص من كثير من النفقات غير الضرورية، مع ضمان تقديم منتج بكفاءة فائقة.
2. كوّن علاقات مع الموردين والبائعين
احرص على اختيار موردين يتميزون بـ: أقل تكلفة بالأسواق، أكثر التزامًا بمواعيد التسليم والمهل التي يمكن التسامح بها، مع ضرورة متابعة بطاقة الأداء الخاصة بهم بشكل مستمر ومنتظم.
3. أنشئ قائمة بأفضل الموردين
رتب هذه القائمة بناءً على أداء كل مورد منذ بداية عمله، ومدى التزامه بموعد التسليم مع عملائه عند كل مرة.
4. تحكّم بميزانيتك وإنفاقك
تقصّى عن تكلفة الملكية الإجمالية منذ بدء العمل، ولا تركز على التكاليف فحسب.
5. التزم بخطة إدارة المخاطر
تتضمن هذه الخطة أهم الإجراءات الوقائية التي يمكن اتخاذها عند الطوارئ، والتي تقلل بدورها من أي عواقب وخيمة، عادةً ما تتمثل في متابعة الشحنات أولًا بأول خاصةً المتأخر منها.
6. اتباع سياسة الشراء
احرص دائمًا على عدم إتمام أي صفقة شراء تخل بأي من ضوابط الشراء وسياساتها المقر بها بلوائح الشراء.
هذا إلى جانب ضرورة إتمام عمليات شراء بسيطة غير معقدة، وتقليل حجم الاستثمار بالمخزون بهدف عدم تخزين أي منتجات بقدر أكبر من اللازم؛ مما قد يتسبب في خسائر.
والآن بعد أن وضحنا لكم كيفية تطوير إدارة المشتريات، دعونا نوضح لكم أهمية هذا التطوير.
أهمية إدارة المشتريات
إليكم أشهر الأسباب التي تشجع كل صاحب مؤسسة على الالتزام بطرق إدارة المشتريات في عمله:
1. تحسين المساحة
من خلال الالتزام بشراء كميات معقولة من المواد الخام؛ لتفادي الحاجة إلى مساحة إضافية للتخزين بتكاليف إضافية يمكن الاستغناء عنها.
2. الانتهاء من مهام الإنتاج بالتّوقيت المثالي
يجعلك هذا قادرًا على تغطية احتياجات عملائك بشكل دائم، مع إلغاء احتمالية أي خسائر ناتجة عن سوء التخزين أو التأخير.
3. زيادة الحد الأقصى للإنتاج
يتطلب زيادة الإنتاج زيادة كل من المواد الخام المطلوبة، وكذلك العمالة المسؤولة عن إتمام عمليات التصنيع، دون التخلي عن أي منهم؛ فكلاهما وجهان لعملة واحدة.
4. زيادة الأرباح
تساهم إدارة المشتريات الناجحة في رفع الحد الأقصى للإنتاج، تقليل تكاليف كل وحدة، ومن ثم زيادة الأرباح مع ضمان تقليل أي خسائر ناتجة عن إهدار مستلزمات التصنيع.
5. التحكم في التكاليف
تساهم الإدارة الجيدة للمشتريات في فهم خطوات التوريد وأوضاع المواد الخام بالأسواق بشكل أفضل يجعلك قادر على تحديد الوقت الأمثل لاقتناء هذه الخامات بأقل التكاليف.
الخلاصة
تعد طرق إدارة المشتريات واحدة من أهم أسباب النجاح بأي مصنع، والتي يجب الاهتمام بها لضمان نجاح المشروع، تحقيق أقصى حد ممكن من الإنتاج، وكذلك الأرباح بأدنى حد ممكن من الخسائر.
تتعدد الطرق التي يمكن إدارة مشتريات كل مؤسسة من خلالها؛ لتلائم سياستها، طبيعة عملها، وكذلك طبيعة المواد الخام المطلوب توفيرها.
طرق تطوير إدارة المشتريات كثيرة ومتنوعة، كذلك الأمر بالنسبة لأهميتها التي تشجع أي مؤسسة صناعية غير ملتزمة بطرق الإدارة هذه على البدء في تطبيقها.
إلى هنا نكون قد وصلنا إلى نهاية موضوعنا أهم طرق إدارة المشتريات وكيفية تطويرها اليوم.. نأمل أن يكون قد مثل إضافة لمعلوماتكم، سنكون في انتظار استفساراتكم للإجابة عنها، ولا تنسوا التفاعل مع الموضوع.
لا تعليق